De la reactiv la preventiv cu o echipă mică

Ai patru oameni în mentenanță, două schimburi și o fabrică în care telefonul sună de cum intri pe poartă. Fiecare zi începe cu o intervenție și se termină cu alta. Planul de mentenanță preventivă există pe hârtie, dar nimeni n-a avut timp să-l facă de luni de zile. Încă doi oameni ar ajuta, dar fără o ordine de lucru s-ar pierde și ei în urgențe. Mai jos e o ordine care mută, pas cu pas, o parte din timp de pe urgențe pe lucru planificat.

Clasează echipamentele

În primele două săptămâni fă o listă cu toate echipamentele care contează și dă-le fiecăruia o notă simplă. Nu ai nevoie de o matrice de criticitate cu zece criterii. Patru întrebări ajung, fiecare cu notă de la 1 la 3:

• Dacă se oprește, se oprește livrarea? Există o mașină de rezervă sau o cale ocolitoare?
• Poate răni pe cineva sau poate produce o problemă de mediu?
• Strică produsul sau trimite piese neconforme mai departe?
• Cât durează și cât costă reparația, inclusiv așteptarea pieselor?

Înmulțești sau aduni notele, cum vrei, dar la fel pentru toate. Fă exercițiul cu șeful de producție și cu cineva de la calitate, într-o oră, nu singur la birou. Rezultatul nu trebuie să fie perfect. Trebuie să fie acceptat de oamenii care o să-ți ceară mâine să lași totul și să vii la altă mașină.

Alege puținele mașini care dor

Din listă, ia două sau trei echipamente cu nota cea mai mare și cu cele mai multe opriri în ultimele luni. Pe ele lucrezi în următoarele 90 de zile. Restul fabricii rămâne pe regimul de acum, cu reparații la cerere.

Tentația e să faci un plan pentru tot parcul de mașini dintr-odată. Cu patru oameni, un plan pentru 80 de mașini rămâne un fișier Excel. Un plan pentru trei mașini se poate face, iar rezultatul se vede pe linie și îți câștigă încrederea de care ai nevoie ca să extinzi.

Un registru de opriri care se completează

Fără date despre opriri nu știi unde pierzi și nu poți arăta progresul. Registrul trebuie să fie atât de simplu încât un tehnician obosit, la 3 dimineața, să-l completeze în două minute. Ajung câteva câmpuri: mașina, data și ora opririi, ora repornirii, ce s-a văzut, ce s-a făcut, ce piesă s-a schimbat.

O foaie lipită lângă mașină sau un formular pe telefon merg la fel de bine. Contează ca cineva să le citească săptămânal și să întrebe când lipsește o oprire pe care o știe toată lumea. Dacă nimeni nu se uită la ce se scrie, oamenii nu mai scriu după o lună.

O dată pe săptămână, ia oprirea cea mai lungă sau cea care se repetă și întreabă de ce s-a întâmplat până ajungi la ceva ce poți schimba: o strângere, o ungere care lipsește, un filtru înfundat, un senzor montat greșit.

Rutine simple cu operatorii

Operatorii stau lângă mașină opt ore pe zi. Ei aud primii zgomotul nou și văd primii scurgerea de ulei. Mentenanța autonomă din TPM pornește de aici: operatorul preia sarcinile de bază, curățare, inspecție, ungere, strângere, iar tehnicienii rămân pentru ce cere scule și pregătire.

Pentru fiecare dintre mașinile alese, faceți împreună o listă de verificare de 10 minute pe schimb. Cu poze, nu cu text lung. Puncte de ungere marcate cu culoare, indicatoare de nivel cu zonă verde și roșie, locuri unde se curăță și ce să cauți acolo. Prima curățare temeinică o faceți cu tehnicianul de față, pentru că atunci ies la iveală șuruburile slăbite, furtunurile fisurate și scurgerile ascunse sub praf.

Lista trebuie să aibă și un pas clar pentru ce face operatorul când găsește ceva: unde notează, pe cine anunță. Altfel inspecția devine bifă.

Piese de schimb pentru ce contează

Pentru mașinile critice, uită-te în registru și în istoricul de achiziții la piesele care s-au cerut de urgență și la cele cu termen de livrare lung. Rulmenți, curele, contactori, senzori, garnituri, o placă de comandă veche care nu se mai fabrică. Fă o listă scurtă cu ce trebuie să existe pe raft, cu stoc minim, și pune-le într-un loc separat, etichetate cu mașina.

Nu cumpăra „pentru orice eventualitate” piese pentru toate echipamentele. Banii pe care îi ai pentru stoc merg întâi la piesele fără de care o mașină critică stă zile întregi.

Protejează timpul de PM

Planul preventiv moare de obicei așa: e programat marți la 10, la 9:45 se oprește altă mașină, iar intervenția preventivă se mută „săptămâna viitoare”. După trei amânări nu mai e plan.

Câteva reguli care ajută:

• Un om, sau un interval fix din program, e alocat pe PM și nu e chemat la urgențe decât dacă e vorba de siguranță sau de o oprire totală pe o mașină critică.
• Fereastra de PM se stabilește cu producția dinainte, de exemplu în prima oră a schimbului de luni, și apare în planul de producție.
• Orice PM amânat se reprogramează în aceeași săptămână și se discută la ședința de producție.

Primele săptămâni vor fi incomode, pentru că urgențele nu scad imediat. De obicei scad abia după ce rutinele de pe mașinile alese au mers o vreme fără întreruperi.

Ce măsori

Puțini indicatori, urmăriți lunar, pe mașinile alese:

• MTBF, timpul mediu între defecțiuni: timpul de funcționare împărțit la numărul de opriri neplanificate. Trebuie să crească.
• MTTR, timpul mediu de reparație: durata totală a reparațiilor împărțită la numărul lor. Arată cât de pregătiți sunteți cu piese, scule și documentație.
• Respectarea planului de PM: câte intervenții planificate s-au făcut la data stabilită din câte erau programate.
• Ponderea lucrului planificat în totalul orelor echipei de mentenanță. Aici vezi dacă te muți efectiv de pe urgențe.

Cu volume mici, cifrele sar de la o lună la alta. Uită-te la tendința pe trei luni și citește fiecare număr împreună cu registrul de opriri.

Greșeli frecvente

Copierea intervalelor din manualul producătorului pentru toate componentele. Manualul nu știe cât praf ai în hală, câte schimburi lucrezi sau ce material prelucrezi. Pornește de la el, apoi ajustează după ce găsești la inspecții și după istoricul de defecte.

Cumpărarea unui CMMS înainte să existe o rutină. Un program de mentenanță organizează un proces care merge deja. Dacă oamenii nu completează o foaie de hârtie, nu vor completa nici un ecran. Treci la CMMS când registrul și planul sunt folosite constant și Excel-ul a devenit greu de ținut.

Planuri de PM pe care nu le face nimeni. Dacă planul cere mai multe ore decât are echipa după urgențe, se abandonează în prima lună. Calculează orele, scoate ce nu are legătură cu un mod de defectare real și începe cu ce se poate face.

PM fără feedback. Dacă tehnicianul găsește o curea uzată la inspecție și nu se schimbă nimic în plan sau în stoc, inspecția n-a servit la nimic.

La sfârșitul celor 90 de zile, ia următoarele două sau trei mașini de pe listă și repetă.

Dacă vrei să compari cum ați organizat voi trecerea asta, discuția continuă în grupul de WhatsApp „Mentenanță & Fiabilitate”.